各有关学院（部）、行政部门及直属单位：
根据陕西省档案局《关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》（陕档发[2020]5号）以及《西安交通大学防控新型冠状病毒感染的肺炎疫情工作预案》（西交校发[2020]3号）等文件精神，请全校各归档部门及兼职档案员在疫情防控期间切实做好如下工作：
一、提高政治站位，增强工作认识
新型冠状病毒感染的肺炎疫情发生以来，习近平总书记作出一系列重要指示，对疫情防控工作提出明确要求，全校各级归档部门及兼职档案员要认真学习贯彻中央重要讲话、重要指示精神，增强认识。
全校各部门在疫情防控过程中形成的大量档案，是最直接、最重要的工作记录和历史见证，具有存凭留史、资政育人、决策参考等重要作用，是学校应对突发公共卫生事件的宝贵经验。各单位应增强历史责任感和使命感，服从学校防控工作安排，主动学习防疫知识，深化对档案工作重要性的认识，做好疫情防控期间相关档案材料的收集、整理、保管工作，确保档案收集齐全完整。
二、主动服务，维护学校档案工作正常秩序
疫情就是命令，防控就是责任。学校档案馆将主动为疫情防控中的档案工作提供保障，为各级领导和各部门做好防控工作提供便捷、高效的档案利用服务，为各部门的档案工作提供指导和服务。
疫情防控期间，为避免交叉传染，档案馆将暂停现场查档，主要通过互联网络提供电子服务，利用远程查档形式，通过档案馆官方网站公布电子查档须知，采用电子邮件等形式提供优质服务。
如特殊情况必须要求到馆办公，我馆后期将采用预约办理方式。根据疫情防控进展及学校相关精神要求，返校后学校档案馆将对查档室、办公室、库房等区域及办公用品进行消毒，到馆查档人员需做好自身防护措施。
三、做好疫情防控期间档案的收集保管工作
各单位在防控疫情期间，应认真细致做好档案相关工作，确保各项档案全面收集、规范整理。
（一）归档责任制
实行档案工作责任制，各归档部门要建立疫情防控期间档案工作机制，指定一名负责人分工主管，并指定兼职档案员负责本部门疫情防控期间档案收集、整理和移交工作，把归档材料的形成、积累、整理、归档工作纳入岗位职责。
（二）科学规范归档
为使学校档案管理工作规范化、科学化，确保学校档案的完整、准确和系统，各归档部门要根据《高等学校档案管理办法》（教育部国家档案局令27号）和《西安交通大学档案管理办法》等规章制度严格落实档案工作，科学归档，安全保管。
（三）全面系统归档
各归档部门要全面系统收集档案，包括学校在新型冠状病毒肺炎疫情防控中形成的文书档案、声像档案、电子档案、实物档案等各种门类和载体的档案资料。特别是教学方面由于采取网上授课教学模式，将产生大量的电子化教学档案，归档部门要注意加强多态化档案的收集。
学校党校办、后勤保障部、保卫处、医学部、交大一附院、交大二附院、校医院等防疫工作重点部门要加强收集保管在疫情防控工作期间所产生的相关报道、资料、视频、实物，建立专题档案，为学校积累应对公共卫生事件的宝贵信息资源。
各归档部门及兼职档案员在疫情防控期间开展档案工作如有问题可及时与学校档案馆联系，确保打赢疫情防控阻击战，保障学校档案工作有序开展。
档案馆、博物馆
2020.02.14
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