9月29日，《中国档案报》以“多管齐下优服务 全力护航促发展——西安交大扎实推进档案服务工作侧记”为题，从档案资源体系建设、档案信息化建设、“一站式”社区学生成长档案、“互联网+档案"服务等方面报道我校推动档案工作服务莘莘学子创新举措。现转发全文如下：
附《中国档案报》原文
『多管齐下』优服务 『全力护航』促发展
——西安交大扎实推进档案服务工作侧记
近年来，西安交通大学（以下简称“西安交大”）贯彻落实习近平总书记对档案工作重要批示精神,聚焦“四个好”“两个服务”目标任务，胸怀“国之大者”，将档案工作与学校事业发展、学生生涯规划发展紧密结合,打造教学档案资源体系新格局,推动档案工作更好地服务广大师生。
为加强档案资源体系建设,西安交大进一步加强档案资源质量管控，形成年初“通知归档”、年中“跟踪进度”、年末“整改反馈”的档案资源管控闭环,确保相关文件材料立卷归档率达98%、安全合格率达98%。截至去年年底,西安交大校档案馆馆藏档案约31.5万卷，其中教学类档案约12.5万卷。创新档案收集模式,通过常规收集和专题收集、定期收集和随时收集、线上收集与线下收集相结合的模式，不断加大档案收集力度。坚持问题导向，针对新成立的教师教学发展中心等归档部门，专门设立卓越工程师计划，国家级一流课程、名师、名课、名教材建设工程以及交大教学杰出贡献奖等档案专题。同时，校档案馆主动作为，进一步加强与新成立部门的沟通交流，积极开展针对性档案业务指导,确保相关档案高效规范收集。
围绕教学改革、培养目标、学科建设、招生、学籍管理、学生成长等重点类目档案，西安交大已建成包含教学档案在内的10余个门类的常规档案资源库,并积极推进专题、特色档案资源库建设,已建成学生特色档案专题资源库、疫情防控档案专题资源库、西迁口述史档案专题资源库、西迁口述史人物档案专题资源库4个特色专题库,其中学生特色档案专题资源库涵盖学生“最美笔记”、优秀作业展、研究生录取通知书、学生成长档案等。目前,学校正在加快推进数据资源整理工作,在线收集了包括学生特色档案专题资源库在内的各类视频1394个、各类电子文档3.73万余个,图片35.58万余张。
2021年,校档案馆成为陕西省数字档案馆建设示范试点单位。以此为契机,西安交大专门实施了云平台归档存储、数字档案加密存储、珍贵历史档案抢救修复、数字档案综合管理平台、档案数字化加工5大信息化建设项目。通过云平台归档存储项目,实现了教学文件材料的“一站式”归档。同时,学校引入智能OCR技术,推动信息数据实现集中管理、有效流通,为毕业生异地查档奠定坚实基础。通过数字档案加密存储项目,实现了馆藏数字化教学档案成果安全加密存储和异地备份。通过打造数字档案综合管理平台,实现了对教学档案在内的各类档案统一全面、科学高效的管理,构建起档案资源数字化、信息管理标准化、服务利用网络化、档案管理现代化的应用体系。
“一站式”社区学生成长档案是西安交大在学生档案管理工作中的新探索与新尝试。学校专门选取部分“试点"学生,为其建立“一站式"社区学生成长档案,以此实现了对学生成长记录的多维度全生命周期管理。通过对学生大学期间党员培养、理论学习、“四个一百”育人行动、志愿服务、科技创新、项目竞赛、课外综合实践等进行全程追踪、详细记录、科学评价，全方位展现学生综合能力提升及发展轨迹,既可为学校精准开展学生思政教育提供靶向决策支持,又可为用人单位提供全面的学生综合素质观测参考依据。
“一站式”社区学生成长档案以时间为主轴线,从学术科研成果、校内外实践服务经历、党建活动及实践、获得荣誉奖项4个方面逐层细化,细致总结学生成长过程中的重要时间节点。目前，2020届毕业生中的“标兵毕业生”“国奖毕业生”“优秀党员”和“钱学森荣誉毕业生”作为首批“试点”学生已收到个人专属的“一站式”社区学生成长档案。
秉承“让师生少跑腿、让数据多跑路”原则,校档案馆在到馆查档、电话查档基础上,推出了电子来函查档、电子签章查档等多种线上服务模式。现在,外地毕业生可通过微信公众号在线申请查档,查档时间大大缩短,给毕业生提供了高效便捷的服务。
学校拥有4个校区,横跨西安,咸阳两市,特别是创新港校区地处咸阳,距离老校区较远。为切实解决好因“一校四地”办公带来的查档难题,校档案馆专门成立了“创新港档案工作室”，解决学生“多处跑”难题。针对任务急、时间紧的查档情况，校档案馆专门建立了全馆协同查档联动机制,在师生中取得不错的反响,他们通过感谢信表达了对校档案馆服务模式的认可和肯定:“电子版成绩单已收到,没想到会这样快,感谢母校!"“感谢学校系统和完善的档案办事流程!”“今日天外飞鸿到,传得宇内佳音来”。
2021年,校档案馆提供档案服务2.2万余人次,办理线上查档3816人次,邮寄档案1930件,出具带有电子签章的档案256人次，“互联网+档案"服务成效明显,档案服务更加有速度、有力度、有温度,师生的查档服务获得感和满意度大大提升。
下一步,西安交大将以习近平总书记对档案工作重要批示精神和来校考察重要讲话精神为指引,不断增强做好新时代档案工作的神圣感、责任感和使命感,弘扬“西迁精神”,充分发挥好档案工作存史资政育人作用,持续推进“我为师生办实事”活动，扎实推动全校档案工作高质量发展。
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