尊敬的各位领导、全体兼职档案员：
在2011年进入尾声，大家喜迎 2012年元旦佳节之际，档案馆又一次圆满完成了当年的档案收集工作。8871卷档案的收集存档，离不开86个立卷部门157名兼职档案员的辛勤努力和全校师生的大力支持。在此，档案馆向长期以来默默关心支持档案工作的各位领导、各位兼职档案员，以及全校师生表示衷心的感谢！
高校档案是学校在教学、科研、管理活动中产生的各种形式的历史记录，它是广大师生员工智慧的结晶，是学校发展的见证，是认识和把握高校发展规律的重要依据，是一所学校的宝贵财富。随着教育事业的发展，档案的价值越来越受到人们的重视，档案因其真实可靠而发挥着不可替代的凭证和参考作用。同时，档案的历史文化性又吸引着越来越多的人研究校史，教育后人。
我校档案馆以拥有跨越一个多世纪，内容丰富的馆藏而自豪。但这些馆藏并不是档案馆自己生成的，它是各个部门的工作记录和见证，是经由兼职档案员大量细致的工作汇集到档案馆的。因此，兼职档案员和档案馆的工作人员一起，为了保存学校齐全完整的历史记录，维护学校的真实历史面貌，做出了重要贡献。
归档工作一直实行的是部门立卷制度，并由单位主管领导直接负责。在档案馆工作人员的指导下，兼职档案员定期将本部门或本岗位产生的各类归档材料，经过分卷、著录、整理等一系列工作，移交到档案馆保管。为了做好归档工作，有的兼职档案员需要加班加点，有的要著录几千条信息，有的需要往返档案馆数次。在此，我们真诚的道声感谢，你们辛苦了！
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档案收集是档案工作的源头，没有档案的收集，档案利用将是无源之水、无本之木。档案馆历来非常重视档案的收集工作，从源头上严格控制收集档案的质量。虽然兼职档案员前面有“兼职”二字，但每位兼职档案员都有着很强的档案意识，是学校档案管理队伍不可或缺的重要组成部分。随着信息技术的不断发展，对兼职档案人员也提出了更高的要求，希望各位领导、各位兼职档案人员在以后的工作中能够一如既往地支持档案工作，为档案事业的发展贡献力量。
再次致以诚挚的感谢。祝大家新年快乐、身体健康、工作顺利。
档案馆
2011年12月
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