近日，在教育部直属高校档案工作协会馆长论坛暨优秀案例评选活动中，档案馆《应届毕业生合影预约及归档工作成效》案例喜获二等奖。该工作立足实际情况，优化工作流程，在全国高校中率先建成了应届毕业生合影预约归档系统，目标实现了降低人力成本、紧跟现代技术步伐，有较强的学生自主参与功能，便于使用、提高管理效率的良好效果，是近年来西安交通大学档案馆在档案信息化改革中的成功举措。
西安交通大学档案馆自建校至今，档案馆共保存毕业合影图片8698张。1996年百年校庆之后，档案馆开始认识到声像档案尤其是毕业合影信息对校友及校庆各项活动开展的重要性，以学校发文，直接通过毕业班级预约时间，主动开展为应届毕业合影拍摄归档工作。每年坚持毕业合影的预约、拍摄和归档工作，合影从黑白到彩色，从卡片到数码单反，20年来持续至今，已为2755余个班级拍摄生成5510张合影，每个班级存有一张学位服合影和一张便装合影留档。而之前由于技术方式的落后，完全依靠人工管理，存在着持续时间久、管理方式被动、人员工作量大的问题。据此，西安交通大学档案馆经过反复的深入探讨和技术调研，最终依托相关公司成功研发了毕业生合影预约归档管理系统，并于2016年4月正式启用。实践证实该系统从预约、信息著录、照片处理、照片归档四个环节实现了毕业合影管理信息化和智能化,人脸识别和网上预约成为了有效的管理亮点，多系统对接将毕业生预约和人员信息精确到人，彻底改变了以往多人协作、费时费力的工作局面，更为学生提供了高效的现代化档案信息服务。此后，毕业合影工作将实现手机一卡通登录、拍摄时间网上预约，也方便了分校区的毕业班级合影归档，也提升了毕业合影的归档率，更为声像档案管理工作提供宝贵经验。
文稿作者： 康雨晴
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