对《归档文件整理规则》过渡性的认识

西安交通大学档案馆  陈凤英

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）作为国家档案行业标准于2000年公布实施，虽然不是强制性标准，但其内容对档案管理工作所产生的影响却是深远而广泛的，在档案界掀起了不小的波澜。

《规则》的核心是“以件为单位”整理归档文件。这一规则不仅简化了归档文件的整理程序，而且为机关的文档一体化管理铺平了道路。对于“以件为单位”整理归档文件的种种优势有众多的篇幅给予了详细的论述，但笔者认为，该《规则》毕竟是兼容计算机和手工两种管理方式的过渡办法，在操作中还存在着一些实际问题有待研究解决。

1．   装订。按传统的做法，归档文件经组卷整理后采用三孔一线的办法装订成卷，卷内不允许有金属物。现《规则》规定，归档文件按件装订，此装订方法在适应档案的计算机管理和文档一体化办公方面无疑是对的，但在用什么材料，采用什么方式方面则是一个难题。继续沿用三孔一线的老方法不仅装订量将大大增加，也有违改革的初衷。若用曲别针之类的夹具简单固定，即便有过塑的曲别针可以避免锈蚀问题，但文件张页略多一点，曲别针就夹不住了。装订工作迫切需要既方便又能防止锈蚀和虫蛀的装订工具与材料。否则，装订工作将会成为实施《规则》的一大瓶颈。

2．   分类与排列。《规则》给出的分类方法是年度—机构（问题）—保管期限或保管期限—年度—机构（问题），文件在最低一级类目顺序排列。这是对传统分类方法的一种细化。虽然在管理理念和管理措施上有了比较深刻的变化，但它毕竟沿用了传统的分类方法，归档文件仍要遵循事由原则进行分类，以件为单位装订的文件在排列时还是要把同一个问题的文件排放在一起，而不是按文件的自然联系进行排列。这一做法无疑是为了照顾目前尚存在的手工管理，但在归档文件整理时势必给工作人员造成一些类似于组卷的困惑。这一问题的解决将有待于计算机应用的普及和软件功能的开发。当我们的档案管理工作可以摆脱手工作业时，档案实体的分类应变得简单而易于操作，使我们广大的档案工作者可以把精力集中在档案的收集和信息开发利用上，眼下的做法只是前进道路上的过渡措施。

3．   利用。以件为单位给保管利用创造了更加宽泛的空间，不仅有利于档案实体的保护和档案信息的保密，方便复印使用，而且由于实现了文件级检索，查全率、查准率也将大大提高。在实现了档案计算机管理的条件下，将极大地提高检索速度。但在目前档案管理尚大量存在手工操作的情况下，在文件级目录中检索就如同大海捞针一般，检索的速度会大打折扣。为了方便检索，必定要编制各种检索工具，而这些检索工具的编制都是建立在文件级之上的，与编制案卷级检索工具相比，工作量增加许多，手工编制时的低级重复劳动现象也会有所加重。以件为单位的简单装订在利用时还容易造成文件的散失，给档案保管工作造成不小的压力。只有实现了计算机全文信息管理，使查阅利用尽可能地不要使用纸质原件方能较好地解决文件散失问题。

从以上的分析可以看出，此次出台的《规则》是在兼顾计算机和手工两种管理方式情况下的过渡办法。《规则》的实施在适应档案管理现代化建设需要的同时，也有赖于档案管理现代化的建设，二者是相辅相成的。要认识到，我们今天多辛苦一点是为了档案事业长远发展的需要，是在为明天的档案管理现代化铺路、架桥，是非常光荣的。

参考文献：

《归档文件整理规则》系列谈之三——编制原则  嵇观桦 《中国档案》2001年第5期

《浙江档案》2002.4