各院（部、处）及有关单位：
为了切实做好本年度的归档工作，保障档案管理更加规范化、标准化，现将有关事宜通知如下：
一、归档范围
西安交通大学在教学、科研、管理等各项活动中直接形成的对学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。具体为以下类别：
1. 党群类 2. 行政类 3. 教学类 4. 科研类 5. 外事类 6. 设备类 7. 财会类 8. 基建类 9. 出版类 10.产品类 11. 声像类 12.其它类
本年度应归档2020年度及以前产生的各种形式、载体的文件材料。
二、归档时间
1.综合文件：6月底前归档。
2.科技类：科研类应在项目完成后2个月内归档；基建类应在项目完成后3个月内归档。
3.教学类：次学年寒假前归档。
4.研究生学位：学位公报公布后3个月内归档。
三、归档要求
1.根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》，应当归档的材料，按照国家有关规定定期向档案馆移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或者据为己有。同时实行部门立卷制度，兼职档案人员应负责本部门应归档材料的积累和整理，在档案工作人员指导下完成打码、著录、装订等立卷工作，案卷经部门分管档案工作领导和档案馆检查、签字后，移交至档案馆保存。
2.确保归档材料的完整性、准确性、系统性，归档材料必须是原件。
3.各部门注意留存6352工程、庆祝建党百年、校庆、脱贫攻坚、重要领导莅校视察、重要会议、疫情防控等重大活动与突发事件中形成的各类载体档案材料，并齐全完整归档。
4.兼职档案员更替时需做好本部门档案管理的交接工作。
5.新增或撤销部门时，请及时联系档案馆进行档案的指导接收工作。
6.注意电子文件的留存归档，归档的电子文件应真实有效，符合来源可靠、程序规范、要素合规的基本要求。条件成熟的，进行“数字档案管理系统”与各部门“业务管理系统”间无缝对接，优化归档流程，简化工作量。
四、提供服务
档案馆将面向全校各归档部门提供优质服务，对于归档过程中存在的任何问题，我们会第一时间响应并积极提出解决方案；通过多渠道开展线上、线下的归档指导工作，根据部门实际需求，档案馆将主动上门进行归档业务培训，制定适合各部门实际工作的归档方案，并对新聘兼职档案员进行针对性的指导。
联系方式：邮箱：xjtudag@mail.xjtu.edu.cn
西交档案工作QQ群：237182601
电话：82665257；82665384
档案馆、博物馆
2021年3月29日
微信公众号