离退休职工曾为交通大学发展作出过重要的贡献，一生的业绩资料以及从事教学、科研、文化、党政管理、后勤服务等活动直接形成的对学校、国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是交通大学发扬光荣传统、缅怀前贤的值得珍藏的档案资源。为了适应学校继往开来的需要，丰富校园文化，体现人文关怀，档案馆决定在学校离退休职工中间，永久性的开展征集离退休职工传记与校史资料的工作。
（1）征集传记的对象：凡是在我校工作过的教职工（无论是在我校离退休，还是在外单位离退休者），都可以自愿撰写自传，校档案馆有意收藏，以便供后人查阅利用。字数2000～5000字不等。主要内容包括出生年月、性别、籍贯、学历、职称、工作履历、离退休时间与所属部门，从事教学、科研、党政管理、后勤服务等工作取得的成绩、成果（如论文、著作、教材、专利、发明实物）、奖励、体会等。如有条件者，可向档案馆提交“word”文件（软盘），或用电子邮件邮寄（档案馆电子邮箱地址是：archives@mail.xjtu.edu.cn。
（2）离退休职工的自传可由本人亲自撰写，也可以由子女亲朋执笔回忆、整理生平简历。
（3）征集与我校有关的各种历史照片、书报年刊、出版品、奖状、证书以及“一切有关校史之记载物品”。
（4）凡是愿向档案馆移交、捐赠、寄存传记与校史资料的离退休职工，对其档案享有优先利用权，并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见，档案馆维护他们的合法权益。档案馆根据移交、捐赠、寄存等情况，分别颁发移交证、收藏证、寄存证。对主动捐献重要或珍贵的档案者，将报请学校给予奖励。
西安交通大学档案馆
2004年2月16日
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