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疫情期间,交大档案利用工作实录
2020年05月21日 档案馆新闻 ⁄ 共 1911字 评论关闭

今年春节,一场突如其来的疫情打乱了人们的日常生活。2020年的寒假显得特别的漫长,2月17日,交大师生迎来了不同寻常的新学期。疫情锁住了人们的脚步,阻隔了人与人的距离,但阻挡不了大家的工作热情,更阻断不了我们为广大利用者提供周到服务的意愿。

疫情就是指令,在家待岗的日子里,大家学习疫情防护知识,积极参与疫情知识竞赛,参与归档知识答题,认真观看“西安交大师生同上一堂课”。根据疫情防控部署,积极思考疫情期间的工作应对举措,通过科室网络微信会议,纷纷发表自己的建议,讨论制定科室疫情期间业务工作安排,积极主动调整工作思路,档案查阅利用由原来的线下为主调整为线上为主,远程查档成为应对疫情的重要举措。为了让利用者了解利用程序,大家制作了简明生动的档案利用问答,上传档案馆网页,并在微信公众号推送,大家的一个共同心愿是不能因为疫情而耽误了利用者的查档需求。按学校的要求,做到了“停课不停工”。

受疫情影响虽然不能到岗上班,但大家针对自己的工作,学习国家档案局最新文件,撰写思考文章,提出各自的工作思路,力图对今后的工作有所指导提高;大家制定了宅家工作计划,使得这段时间虽然人在家里,但工作没有停息,利用互联网的优势,进行数字化档案的检查核对以及信息著录工作,积极做好档案馆网络运行维护,有效保证了各项工作的正常进行。大家在网上相互沟通交流工作进程、工作体会,工作做得有声有色。

档案馆根据工作需要,在做好防控工作的同时,安排人员轮岗值班,解决到馆查档业务,另外,专门指定人员每天及时处理邮箱业务。2月26日,此时疫情防控相对紧张,档案馆接到了学校后勤保障部基建图纸的查档需求。因我校家属区老旧住宅楼改造工程,需要查阅一村、二村和三村共29栋楼的设计图纸,提供给设计院进行方案设计,时间紧急。档案馆及时安排部署查档方案,因为疫情期间暂停现场查档,特安排利用室老师调取29栋楼32盒图纸,逐一拍照,将389张图纸1.18G文件通过邮件发送给用档单位相关人员,保质保量按时完成了任务,确保家属院住房改造工程如期开工。

 3月2号开始,档案馆全体工作人员到馆进行正常工作,这期间的档案利用工作仍然分两步走,线上线下相结合。对于到馆查询,我们一如既往热情接待,不惜加班加点。对不能到现场查阅的师生校友,我们通过电话咨询、邮件申请、顺丰到付的远程查阅模式,圆满地解决了档案查补、学历认证等需求。远程查档在疫情期间发挥了极大的作用,从疫情开始到现在,没有延误一桩查档需求,解决了用户的燃眉之急,取得了明显的服务成效。利用者对我们高效准确周到的服务给予了极大的肯定,校友称之为“交大速度,赞!”。

 此次疫情,再次验证了数字档案是网络信息化远程利用手段的基础。为推进数字档案馆建设,大家有序开展了回溯建库、电子数据核查工作。为使查阅利用方便快捷,利用室人员主动承担了电子原文档案的挂接工作,虽然工作量大,但大家积极性很高。

4月22号,习总书记视察交大西迁博物馆并做了重要讲话,大家认真学习领会讲话精神,积极思考工作对策。西迁馆是交大档案人集体智慧的结晶,建设西迁馆档案是基石,充分体现出档案利用工作的重要,更体现出档案在宣传育人中的作用。我们保管着1956年以来我校的各类珍贵史料,是提供档案利用的直接人,任重道远,总书记的讲话极大地鼓舞了大家的士气,激发了大家把档案利用工作做好的决心。

总书记的到来,在全国范围内再一次掀起了学习西迁精神的热潮。最近,我们接待了国家电网陕西省电力公司来查阅西迁时期学校和地方合作推进迁校工作和地方建设的档案资料,为我校宣传部、中共西安市委党史研究室等单位提供了大量的交大西迁博物馆照片,用于单位的宣教工作。在查阅利用工作中,我们从专业的角度给予指导,从历史档案的形成与组成方面提供检索信息,用我们在查档过程中积累的存档线索,给用档单位提供进一步收集资料的建议。作为档案馆的对外接待窗口,为利用者提供准确、高效的优质服务是我们的工作准则,我们将把宣传西迁文化落实在工作中,做西迁精神的守护人和传承人。

从疫情开始到5月9号,共计查阅利用档案1593卷。其中,处理远程邮件事宜244件,为424位校友办理了远程查档需求。值班人员每天接听档案业务咨询电话二三十起,耐心讲解。查档室里,那阵阵响起的电话铃声、那亲切和蔼的问询讲解声,那敲击电脑键盘的清脆打击声、那打印机出纸的唰唰声、就像是一个个跳跃的音符,演奏出动听的乐曲。

终于等到了“与你再会梧桐道”的时刻,5月6号开始,学生陆续返校,校园又见生机!利用室的老师们将以饱满的热情,做好师生返校后的档案利用工作,为每一个来访者提供便捷高效的服务。我们在这里期待您的到来!

撰稿: 赵红

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