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关于做好疫情防控档案收集归档工作的通知
2020年02月17日 档案馆公告 ⁄ 共 1603字 评论关闭

各院(部)、处及有关单位:

      2020年庚子新春,“新型冠状病毒”突如其来,来势汹涌。当前,举国上下正在党中央的坚强指导下,勠力同心,共抗疫情。我校在果敢敏锐、卓有成效防控疫情的同时,在“西迁精神”的引领下,学校各项工作在奋进中也有条不紊地正常开展,受疫情影响,各部门工作的方式或多或少发生些许变化,2020年所产生的档案内容和形态,相比往年,无疑会更丰富、更多元化和个性化。根据《国家档案局关于做好新型冠状病毒感染肺炎疫情防控期间档案工作的通知》、《档案法》和《西安交通大学档案管理办法》等,现将疫情防控有关归档工作通知如下:

一、提高站位,高度重视,妥存“防疫档案”

      “防疫档案”是指学校、各单位及个人在疫情防控过程中直接形成的有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体和形态的原始记录。它们记录了学校抗击疫情的真实历史,见证了全校师生众志成城、共克时艰,始终与国家需要同向同行的使命与担当,更是反映学校综合治理能力的一种真实记录和体现。对正在进行的疫情防控工作和以后可能发生的类似疫情防治工作具有重要参考、经验借鉴价值,也是未来进行科学研究、宣传教育、历史研究的基础素材。

      所以,各部门在做好疫情防控工作的同时,更应不忘留心做好“防控档案”的收集整理归档工作,要提高政治站位,高度重视,将疫情档案的收集、整理、归档列入疫情防控计划部署之中,指派专人(或原部门兼职档案员),并明确其职责,确保“疫情防控档案”
得到及时有效地收集和妥善保管,并确保档案材料齐全、完整、真实、准确,做到应收尽收、应归尽归。

二、洞悉“防疫档案”归档范围 

      档案馆关于“新型冠状病毒”疫情防控档案的指导性归档范围

序号

归档内容

1

上级有关部门关于新型冠状病毒肺炎疫情防控工作的重大决策部署、规定、通知、通报等

2

上级有关领导在疫情防控工作中的指示批示和讲话材料

3

学校及各单位在疫情防控工作中成立的领导机构、机构成员名单、应急预案、工作部署等文件材料

4

学校及各单位在疫情防控工作中召开的各类重要会议的方案、议程、纪要、录音、录像、照片等

5

各类疫情防控志愿者组织及成员名单;驰援湖北省各地区的医疗队、工作组、援建队和志愿者等组织及成员名单、支援物资统计报表,以及这些组织在工作过程中产生的文件材料

6

疫情分析报告、确诊人员名册、统计报表等疫情通报统计材料及各类简报专报、大事记等

7

医疗机构对病毒感染人员治疗过程中产生的治疗记录、典型症状图片等文件材料,相关研究机构在疫情研究中形成的科研材料。

8

各类捐赠、募捐等名单、统计报表等相关材料

9

各类表彰决定、感谢信件、奖状奖杯等,以及其它有保存价值的各类载体材料

10

疫情防控工作中产生的其它相关材料

说明

1)以上为参考性范围,归档以各单位实际工作所产生为准

2)此次疫情影响深远,全民关注度高,非常欢迎热心人士归档捕捉到的体现人性之善、人文精神的相关防疫档案与资料。

三、科学分类、注重档案形态多元化收集

      此次“新型冠状病毒”属于突发的重大公共卫生事件,对其的应对与处置涉及面广且复杂多变,所产生的“疫情防控档案”内容和形式也多样化,除常规的文书档案之外,还会产生一些录音、录像、实物、照片、社交媒体等多种载体和类型的档案形态,各归档单位可结合实际,按内容和载体先做好科学分类及登记,形成随产生、随收集、随分类、随整理的习惯,以便于对正在进行的疫情防控工作实时高效地发挥资政作用,也便于疫情结束后3个月内及时向档案馆归档。

四、加强与档案部门的业务沟通

      “防疫档案”具有一定的复杂性和特殊性,各单位在收集整理中,若有任何疑问或困惑,都可以联系档案馆(联系电话:8266538482665257),档案馆工作人员将不遗余力做好相关业务指导及主动服务工作。

      相信,我们一起齐心协力,一定可以为学校、国家守好这份特殊而珍贵的历史记忆。

档案馆、博物馆

2020年214

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